Jak legalnie rozliczyć reklamy w mediach społecznościowych

Prowadząc biznes, online prędzej, czy później zaczniesz inwestować w reklamy w mediach społecznościowych, czyli np. na Facebooku, czy Google Ads. I o ile nie zdradzę Ci teraz tajnych patentów na skuteczną reklamę na facebooku (sama ich wciąż szukam), to podpowiem Ci, jak prawidłowo i legalnie rozliczyć jako koszt wydatki poniesione na zakup takiej reklamy. Powiem Ci także, jak wybrnąć, jeśli popełniłaś jakieś błędy.

Wybór celu reklamy

Facebook daje Ci możliwość zakupu reklamy jako osoba prywatna lub w celach biznesowych. I uwaga ten wybór jest ważny, bo pociąga za sobą różne konsekwencje, w tym te dotyczące rozliczenia podatku VAT oraz rozliczenia wydatków jako koszt uzyskania przychodu. To, jak Facebook rozróżnia osoby kupujące reklamy w swoim serwisie (w celach biznesowych lub nie biznesowych), może powodować różne wątpliwości. A dowodem tego jest przykład pytań, jakie trafiają do mnie na Legalnego Szybciocha. Nie wiesz, co to Legalny Szybcioch? Zerknij tutaj. A tymczasem wracamy do pytania.

Marzena zapytała:
Cześć. Mam pytanie dotyczące zakupu reklam na FB przez osobę prowadzącą działalność nierejestrową. Żeby otrzymać fakturę i rozliczyć koszty FB wymaga posiadania firmy. Wtedy zakup reklam wiąże się z posiadaniem europejskiego NIP, rejestracji jako podatnik kupujący usługi z zagranicy i odprowadzeniem podatku Vat w Polsce. Co w przypadku jeśli nie mamy zarejestrowanej firmy ale reklamy chcemy zakupić? Nasze reklamy de facto służą celom komercyjnym. Niestety w przypadku konfiguracji konta reklamowego jest do wyboru cel komercyjny (firma) lub niekomercyjny (osoba prywatna).

Import usług

Zacznijmy od tego, skąd owo zamieszanie i wątpliwości się biorą. Zakup usługi od kontrahenta, który ma swoją siedzibę poza Polską, a Ty swoją działalność prowadzisz w Polsce, jest tzw. importem usług. W takiej sytuacji za miejsce świadczenia takiej usługi zostanie uznana Polska, nawet, jeśli zasięg swoich reklam ustawisz na cały świat, czy tylko na wybrane kraje. Według ustawy o VAT, jeśli Twoja siedziba lub, w przypadku działalności nierejestrowej, miejsce zamieszkania, to Polska – to jest to także miejsce świadczenia usługi. I nie ma tu znaczenia, czy prowadzisz działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEiDG, jesteś czy nie jesteś VATowcem, czy może działasz, prowadząc działalność nierejestrową.

Import usług będzie miał miejsce także wtedy, gdy rzeczywiście, jako osoba prywatna zechcesz coś promować np. swego kota, jest bardzo zabawny i fotogeniczny. Co z tego wynika? Import usług jest zawsze, niezależnie od tego, czy zaznaczysz cel biznesowy czy niebiznesowy. Ale uważaj z tym zaznaczaniem, bo ten wybór pociąga pewne konsekwencje.

Cel biznesowy czy cel nie biznesowy –  oto jest pytanie

Co oznacza ten wybór? Dokładnie to, co rozumiesz pod pojęciem biznesowy czy komercyjny. To znaczy, że kupujesz reklamy, bo chcesz coś sprzedawać, komercyjnie do czegoś zachęcać lub coś promować, nawet, jeśli bezpośrednio nie wiąże się to ze sprzedażą. I nie ważne, jako kto, kupisz tę reklamę – osoba, która nie prowadzi działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEIDG (osoba prywatna), czy jako ktoś, kto taką działalność prowadzi (firma).

Zakup reklamy na Facebooku czy Google AdWords w większości przypadków oznacza zakup reklamy w celach komercyjnych. Przecież nie kupujesz reklam, by pokazać swojego kota szerszemu gronu odbiorców, bo zasięg organiczny mu nie wystarcza. Zatem zasada pierwsza…

Wybierz cel biznesowy

Zakładając konto reklamowe w menedżerze reklam (Ads Manager), na pytanie: Czy kupujesz reklamy Facebooka dla celów biznesowych? Odpowiedz: TAK.  Wybierz tę opcję, niezależnie od tego, czy kupujesz reklamę jako osoba prowadząca działalność gospodarczą, czy też działalność nierejestrową, a także niezależnie od tego, czy jesteś tzw. VATowcem, czy korzystasz ze zwolnienia VAT. Ale zanim zaczniesz zakładać konto, zasada druga…

Zarejestruj się do VAT-UE

Tak. Właśnie tak zrób, nawet, gdy korzystasz z podmiotowego zwolnienia VAT i nie rejestrowałaś się do „polskiego” VATu oraz nie doliczasz podatku VAT do tego, co sprzedajesz. Spokojnie, zarejestrowanie się do VAT-UE nie oznacza, że od tej chwili będziesz VATowcem i będziesz musiała doliczać VAT do swoich usług czy produktów. Nadal możesz korzystać ze zwolnienia. Rejestracja do VAT-UE posłuży tylko do tego, by Cię europejski system rozliczenia podatków od towarów i usług mógł zidentyfikować. Przecież chcesz działać legalnie.

Rejestracji do VAT-UE należy dokonać, jeszcze zanim kupisz pierwszą reklamę. Numeru VAT-UE będziesz potrzebowała przy rejestracji konta reklamowego. Jest tam specjalna rubryka na podanie europejskiego identyfikatora płatnika VAT. Jeśli masz już numer NIPu, to tym identyfikatorem będzie Twój numer NIP poprzedzony oznaczeniem PL. Ale nie wystarczy dodanie przedrostka PL, musisz najpierw zarejestrować się jako podatnik VAT UE. Bez tego nie będziesz „europejskim” VATowcem.

Jak zarejestrować się do VAT-UE

Zgłoszenie o rejestrację jako podatnik VAT UE należy złożyć na formularzu VAT-R. Wypełniony formularz możesz złożyć elektronicznie, używając profilu zaufanego, wysyłając pocztą, albo osobiście odwiedzając urząd skarbowy. Zarejestruj się, zanim kupisz reklamę. Zarejestrowanie się do VAT-UE przyda Ci się także, gdy będziesz chciała sprzedawać do klientów spoza Polski.

W chwili, gdy urząd zarejestruje Cię jako podatnika VAT UE, Twój wpis będzie widoczny w Systemie Wymiany Informacji o VAT, czyli w tzw. bazie VIES.

A co, gdy mleko się już rozlało? Ustawiłaś reklamę, Facebook Ci ją przepuścił, pojawiają się pierwsze konwersje… chcesz rozliczyć reklamę jako koszt, ale nie zarejestrowałaś się do VAT UE? No trzeba to wyprostować. Zrób to, gdy tylko się zorientujesz, że taka sytuacja powstała, zarejestruj się do VAT UE i jednocześnie złóż tzw. czynny żal. Wówczas fiskus nie wyciągnie negatywnych konsekwencji wobec Ciebie jako podatnika, który po prostu popełnił błąd. Z kolei jeśli nie chcesz rozliczać takiej reklamy jako koszy uzyskania przychodu, to nie księgujesz jej w swojej działalności.

Jak rozliczyć fakturę

Już po zarejestrowaniu się do VAT i przekazaniu informacji do usługodawcy (czyli np. Facebooka lub  Googla), po zakupie kolejnych reklam otrzymasz fakturę bez VAT. Oznacza to, że taką reklamę kupisz taniej, ale podatek VAT masz obowiązek rozliczyć w Polsce. Podatek rozlicza się wg stawki na takie usługi obowiązującej u nas w kraju. Stawka ta wynosi 23%. Na takiej fakturze bez VATu znajdować się będzie informacja Reverse Charge, Reverse Charge VAT albo np. coś takiego:

Customer to account for any VAT arising on this supply in accordance with Article 196, Council Directive 2006/112/EC.

A jak rozliczyć reklamę zakupioną w celach niebiznesowych

Jeśli taką reklamę kupisz jako osoba prywatna (czyli np. na Facebooku w „cel reklamy” zaznaczysz opcję „Nie kupuję reklam do celów biznesowych”), to będzie to miało pewne konsekwencje. Pierwsza rzecz, to taką reklamę kupisz drożej, bo do usługi zostanie doliczony VAT (wg stawek obowiązujących w kraju usługodawcy).

Druga rzecz, jeśli będziesz chciała taką fakturę mimo wszystko rozliczyć jako koszt uzyskania przychodu, to zapłacisz „drugi” VAT. Dlaczego? Ano dlatego, że kwota brutto (czyli ta z doliczonym VATem) w rozliczeniu z urzędem skarbowym zostanie potraktowana jako kwota netto… od której trzeba będzie ponownie obliczyć VAT, tym razem wg stawki obowiązującej w Polsce, czyli 23%. VAT trzeba będzie nie tylko obliczyć, ale także zapłacić. Droga się robi taka reklama, co?

Podsumowując…

Jeśli planujesz zakup reklam np. na Facebooku lub Google Ads, to:

• Rejestrujesz się do VAT UE na formularzu VAT-R
• Otrzymujesz fakturę bez doliczonego VATu
• Rozliczasz VAT w deklaracji za miesiąc, w którym był zakup
• Rozliczenie robisz na deklaracji VAT-7 – jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT (czyli zarejestrowałaś się w Polsce jako tzw. VATowiec )
• Rozliczenie robisz na deklaracji VAT-9M – jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT

I jeszcze na koniec…

Cześć, dotarłaś aż tutaj. Super, teraz temat rozliczenia reklam nie powinien być już taki trudny. W razie pytań – służę pomocą. A czy Ty mi teraz pomożesz? Chciałabym dotrzeć z tą wiedzą do kolejnych przedsiębiorczych kobiet. Wszystkie się musimy uczyć nowych rzeczy, zdobywać niezbędną wiedzę, by nasze biznesy przetrwały i rozwijały się. Niech choć temat rozliczenia tych reklam zostanie im podany w prosty sposób, prawie na tacy. Zgadzasz się?

Udostępnij artykuł na Facebooku, albo prześlij linka w mailu do swojej przyjaciółki, czy znajomej, która – jak Ty – buduje swoje onlajnowe imperium w 1000 krokach.