Pisałaś z klientem na Messengerze, dogadywaliście niektóre szczegóły na mailu, machnęliście ręką na formalności… „bo przecież ufamy sobie!” albo „a jakoś tak głupio od razu z umową wyskakiwać”). Zabrałaś się do pracy. Projekt się rozrósł, doszły dodatkowe elementy. Wydawało Ci się, że klient rozumie, że to będzie oznaczało większy koszt. Oddajesz klientowi gotowy projekt… a w odpowiedzi masz milczenie albo: „Ale mówiłaś, że to będzie kosztowało X zł. Nie zapłacę tyle”.
A mnie żołądek ściska, kiedy słyszę takie historie. Jeśli choć raz siedziałaś z pulsującą skronią, przed ekranem i zastanawiałaś się: „zapłaci, czy nie zapłaci” i „ewentualnie, kiedy”, to czytaj dalej. Czy brak umowy oznacza, że jesteś w takiej sytuacji na straconej pozycji?
Sprawa nie jest z góry przegrana, ale od razu Ci powiem: będzie na pewno trudniejsza i bardziej wyczerpująca, niż gdybyś miała na starcie pancerną umowę.
Czy brak spisanej umowy to brak umowy w ogóle?
Brak papierowego dokumentu z podpisem to jeszcze nie koniec świata. W polskim prawie obowiązuje zasada swobody umów. Oznacza to między innymi, że umowa może zostać zawarta w dowolnej formie (poza wyjątkami zastrzeżonymi np. ustawą). Można ją zawrzeć nawet ustnie, w trakcie rozmowy telefonicznej, na czacie na Messengerze czy w luźnej wymianie e-maili. To, co ważne, to żeby został po tym jakiś ślad. I powinno to być coś więcej niż Twoja notatka w kalendarzu.
Jeśli z historii Twojej korespondencji z klientem (e-maili, wiadomości na komunikatorach) jasno wynika, na co się umówiłyście, jaki był wstępny zakres prac i że klient zaakceptował Twoją ofertę lub cenę, to umowa została zawarta. I uwaga: milcząca akceptacja (czyli klient ani nie zaprzeczył, ani nie potwierdził) to trochę za mało w tej sytuacji.
Najważniejsza jest historia korespondencji i wyraźne oświadczenia woli. Kto ma maile, screeny i potwierdzenia ustaleń, ten ma argumenty. Bez żadnego śladu pisanego jest drastycznie trudniej. Jeśli jednak klient wprost napisze na czacie: „OK, zrób mi tę grafikę/tekst. Akceptuję podaną w mailu cenę”, to masz twardy dowód. Klientowi trudno będzie potem twierdzić: „Ojej, źle się zrozumieliśmy”.
Wykonałaś pracę, klient nie zgłosił uwag, ale też jakoś nie śpieszy się z płatnością
Najczęstszy scenariusz? Projekt się rozrósł, bo jakoś tak samo wyszło, a klient rzucał kolejne pomysły i potrzeby w trakcie. Na koniec okazało się, że z pierwotnych 3 grafik zrobił się cały katalog projektów do kampanii.
Z punktu widzenia prawa, jeśli usługa lub dzieło zostało wykonane, a klient nie zgłosił w terminie uzasadnionych zastrzeżeń, to ma on obowiązek zapłaty. Nie można przyjąć efektu czyjejś pracy, czerpać z niego korzyści, a potem stwierdzić, że „jednak mi się nie podoba” albo „umawialiśmy się na mniejszą kwotę”. No umawialiśmy się, ale za 1 czy 3 grafiki a nie dwadzieścia…
Ale uwaga, jeśli nie został ustalony między Wami mechanizm poprawek i rozliczania dodatkowych zleceń (czyli zasad postępowania z „puchnącym zakresem prac”), udowodnienie, że te dodatkowe godziny miały swoją konkretną cenę, to będzie droga przez mękę. Klient może powiedzieć, że „przecież miało być w cenie”, a Ty zostaniesz z poczuciem niesprawiedliwości. Dlatego przy braku umowy kluczowe jest to, co udało się „złapać na piśmie” w trakcie samej współpracy i wcześniejszych negocjacji.
A co z prawami autorskimi?
Jeśli pracujesz dla swoich klientów kreatywnie, to wiesz, że prawa autorskie to ważny element tej współpracy. To jest moment, w którym musimy zatrzymać się na sekundę, bo dotykamy kwestii kluczowej dla twórczych solobiznesów (wirtualnych asystentek, copywriterek, graficzek, edukatorek). Dlaczego? Bo te prawa autorskie to czasem okazuje się pułapka, o której mało kto wie. Szczególnie klienci będący początkującymi lub małymi firmami.
Gdy nie podpisałaś umowy, nie ma mowy o skutecznym, formalnym przeniesieniu autorskich praw majątkowych na klienta. Przeniesienie tych praw wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Tak mówi ustawa i kropka. Nie ma tu wyjątku. Brak umowy z własnoręcznymi podpisami obu stron na papierowej wersji umowy lub kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi na umowie w wersji elektronicznej, sprawia, że majątkowe prawa autorskie nie przechodzą na klienta, nadal pozostają przy Tobie.
Co to oznacza w praktyce?
Klient, który nie nabył majątkowych praw autorskich, nie ma pełnych, nieograniczonych praw do swobodnego dysponowania Twoim dziełem na wszystkich polach eksploatacji np. do dalszej sprzedaży, udostępniania za darmo (np. jako leadmagnet lub freebie), tłumaczenia, przeróbki.
W świetle prawa można tu, co najwyżej, wywodzić tzw. domniemaną licencję niewyłączną, czyli milczące pozwolenie na korzystanie z utworu w takim zakresie, jaki wynikał z celu Waszej umowy (skoro klient zlecił napisanie posta na bloga, to oczywiste, że może go tam wrzucić, choć nawet to będzie dyskusyjne, jeśli za tekst nie zapłacił). Co innego, gdy chodzi o inne pole eksploatacji, na przykład wykorzystanie tekstu w płatnym e-booku, sprzedawanie w formie drukowanej broszury, wydanie jako element kursu online albo wrzucenie Twojego tekstu do darmowej bazy wiedzy, do której dostęp wymaga zapisu na newsletter.
Jeśli klient nie płaci za wykonaną pracę, a Ty nie przeniosłaś na niego praw autorskich… cóż, ma poważny problem prawny, bo korzysta z utworu, do którego nie ma pełnych uprawnień. Często samo delikatne przypomnienie o tym fakcie potrafi otrzeźwić nieuczciwą stronę.
Projekt utknął w poprawkach, a Ty masz dość… i nie masz płatności
Znasz to uczucie, gdy projekt wchodzi w fazę „niekończących się poprawek”? Kiedy klient zwleka z przekazaniem materiałów, nie odpisuje przez trzy tygodnie, a potem nagle wraca z setką uwag, albo wspomina, że „termin minął” albo jeszcze lepiej, że stwierdził, że zrezygnował z tego projektu?
Gdy pracujecie bez spisanej umowy, droga do odzyskania pieniędzy w takiej sytuacji jest znacznie dłuższa i bardziej wyczerpująca. To, co Cię czeka to:
- konieczność udowodnienia, że opóźnienia wynikały z zachowania klienta (np. masz w mailach zapisane swoje prośby o materiały, na które nikt nie odpowiadał),
- przepychanie się o ustalenie faktów i szukanie dowodów (czyli kolejne godziny na przekopywanie korespondencji).
Jeśli nie ustaliłaś z klientem (albo nie ma po tych ustaleniach pisemnego śladu), ile poprawek przysługuje w cenie i w jakim czasie klient jest zobowiązany zgłosić feedback, to obie strony poruszają się po grząskim gruncie… i to niestety oznacza frustrację po obu stronach.
Jak być Polką mądrą przed szkodą, a nie po szkodzie
Wiem, że w ferworze walki, gdy pojawia się klient i perspektywa intratnego zlecenia, podpisanie umowy odkłada się na „potem”, albo w ogóle się je pomija, bo.. „przecież dopiero zaczynam”, „bo jeszcze jestem małą firmą”, „bo jakoś tak głupio tak od razu wyskakiwać z umową”. Ale spójrz na to z innej perspektywy, dobra umowa to nie jest dowód braku zaufania. To jest fundament Twojego świętego spokoju. Umowa ma Ci dawać stabilną sytuację, żebyś mogła zarabiać pieniądze i skupić się na tym, co naprawdę lubisz robić.
Zamiast pisać wielostronicowy, à la korporacyjny kontrakt, poukładaj swój biznes metodą małych kroków. Wybierz prostą, sprawdzoną umowę B2B z jasnymi zasadami zaliczek, limitem poprawek i twardym zapisem o prawach autorskich przenoszonych dopiero po uiszczeniu przez klienta 100% płatności.
A może klient podesłał Ci własną umowę? Od razu Ci powiem, że lepiej mieć przejrzystą i własną umowę niż zgłaszać poprawki do umowy klienta. Negocjacje warunków, które już są w niej zawarte, są dużo trudniejsze. Umowa klienta raczej będzie chronić interesy klienta niż Twoje. Piszę „raczej”, bo takie umowy mają różne źródło. Niestety duża część takich umów (przynajmniej te, które dostaję do opiniowania), to albo „frankensztajny” (czyli kopiuj/wklej z kliku innych umów) albo przypadkowe umowy ściągnięte z Internetu.
Potraktuj własny wzór umowy jak niezbędne narzędzie do pracy. Zwróć uwagę… graficzka czy wideokreatorka nie kwestionuje tego, że potrzebuje do pracy komputera czy kamery o odpowiednich parametrach, a edukatorka zasadności wydatku na platformę kursową. I podobnie jest z taką umową. To nie wymóg prawny, to nie upierdliwa formalność, ale narzędzie do budowania pancernego biznesu.
Umowa to także edukacja
Kolejna wartość takiej umowy to edukacja. Dawno temu, gdy studiowałam na UMK, profesor z prawa zobowiązań (to ten dział prawa m.in. o umowach) mówił nam: „nie piszcie w umowach tego, co jest w ustawach”. Dlaczego tak nam mówił? Ano dlatego, że to co jest w ustawach i tak obowiązuje i teoretycznie każdy to powinien znać, więc po co powtarzać. Ale ja się z tym nie zgadzam. Raz, że tych przepisów prawnych jest tyle, że trudno to wszystko ogarnąć. A znać to może i każdy powinien, ale w prawdziwym życiu nikt ich wszystkich nie zna, albo nie rozumie, bo często też są tak napisane, że masz ochotę krzyknąć „czy jedzie z nami tłumacz?”.
Dlatego warto mieć w umowie wszystko to, co chcemy mieć ustalone w z klientem. Nawet jeśli nie przedyskutujesz wszystkiego podczas negocjacji albo o czymś zapomnimy poinformować, to będziesz mieć to w umowie.
Masz teraz na tapecie coś podobnego?
Co spędza Ci sen z powiek? Czy klient jest winny Ci pieniądze za projekt, utknęłaś w poprawkach bez końca, a może po prostu chcesz zabezpieczyć kolejne zlecenia, zanim ruszysz z kopyta?
A jeśli czujesz, że Twój biznes utyka w podobnych sytuacjach, albo przyda Ci się trochę wsparcia w tematach prawnych, zapisz się do mojego newslettera, w którym podpowiadam, jak działać legalnie i budować pancerny biznes, a wszystko to bez prawniczego bla bla bla.
