To już w ogóle nie można wysłać emaila z ofertą?

„Koniec ery zimnych kontaktów!”, „Nowe zgody marketingowe!”, „Co nowe Prawo komunikacji elektronicznej zmieni w marketingu?”, „Koniec cold callingu i cold mailingu?” – takie nagłówki można zobaczyć przy tekstach dotyczących nowej ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Czy zmiany, które weszły w życie 10 listopada 2024r. oznaczają, że już w ogóle nie można wysłać emaila z ofertą? I czy cold mailing jest jeszcze możliwy?

Cold mailing i cold calling – co to takiego?

Nie wiesz, czym jest cold mailing? To kontakt drogą emailową z osobą, która nie zna Twojej firmy ani tego, co sprzedajesz, w celu przedstawienia oferty sprzedaży towarów lub usług. Słowo „cold” pochodzi od tzw. cold leads (zimne kontakty).

W branży onlajnowej uczą nas, by nawiązywać relacje z potencjalnymi klientami na różne sposoby: poprzez prowadzenie profili na social mediach, wysyłkę newslettera, cykliczne lajwy i webinary. Przy zapisach na newsletter, webinar czy listę oczekujących zbieramy zgody na wysyłkę ofert handlowych drogą elektroniczną. Podobnie jest, z kontaktami telefonicznymi – jeśli przy zapisach prosimy o numer telefonu w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego, to również prosimy o zgodę.

Są jednak sytuacje, gdy zależy nam na nawiązaniu współpracy z konkretnym klientem lub grupą klientów, z którymi dotąd nie nawiązaliśmy żadnej relacji. Są też biznesy, które wykorzystują ten sposób pozyskiwania klientów jako główny kanał marketingowy. I co wtedy?

Jak to wyglądało przed wprowadzeniem  Prawa komunikacji elektronicznej ?

Ano podobnie jak po zmianach, tyle że istniały luki w prawie, które firmy wykorzystywały, licząc na brak konsekwencji prawnych. I to się udawało. Pomagał w tym bałagan w przepisach, które tę kwestię regulowały. Temat wysyłki ofert handlowych drogą elektroniczną w różnym zakresie regulowało kilka aktów prawnych: RODO, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną i Prawo telekomunikacyjne. To powodowało problemy interpretacyjne i co ca tym idzie, wiele wątpliwości i nadużyć.

Po opisywanych zmianach mamy teraz, zamiast Prawa telekomunikacyjnego, Prawo komunikacji elektronicznej, które bardzo porządkuje zagadnienie zgód marketingowych.

Jak wygląda po zmianach?

Po wprowadzeniu Prawa komunikacji elektronicznej mamy jasność, co do tego, które przepisy regulują wysyłkę niezamówionych ofert handlowych drogą elektroniczną. Regulacje dotyczące przesyłania niezamówionej informacji handlowej drogą elektroniczną zostały wyjęte z ustawy o świadczeniu usług droga elektroniczną, doprecyzowane i umieszczone w Prawie komunikacji elektronicznej.

To, jak mają wyglądać prawidłowe zgody marketingowe wiedzieliśmy już wcześniej, bo zostały one wypracowane przez doktrynę i orzecznictwo, ale teraz będzie mniej miejsca na niejasności i różne interpretacje. Nowe prawo mówi jasno. A co nam mówi?

Jak prawidłowo wysyłać oferty handlowe drogą elektroniczną

Jeśli zachowasz poniżej opisane warunki, możesz spać spokojnie, a raczej pewnie wysyłać swoje oferty i prowadzić kampanie sprzedażowe.

• Po pierwsze, zgoda. Pamiętaj, że zgoda na wysyłkę ofert handlowych drogą elektroniczną jest potrzebna ZAWSZE. Jeśli osoba zainteresowana Twoją działalnością biznesową sama się do Ciebie zgłosi i poprosi o przesłanie szczegółów współpracy, podając swój adres mailowy, to właśnie w ten sposób wyraża zgodę na otrzymanie takiej oferty.

Jeśli to Ty inicjujesz kontakt, najpierw zapytaj o zgodę na wysyłkę oferty. Wysyłaj pytania tylko do wybranych osób, które mogą rzeczywiście być zainteresowane tym, co oferujesz (czyli trafiasz swoim produktem lub usługą w ich potrzebę lub problem).

Pierwszym mailem postaraj się zaciekawić, ale nie przesyłaj jeszcze oferty – to ma być prośba o zgodę na wysyłkę oferty. Nie przesadzaj z ilością informacji – najlepiej działają krótkie wiadomości. Jeśli chcesz zwiększyć szanse na odpowiedź, nawiąż do czegoś charakterystycznego, co dotyczy klienta. Jeśli prawidłowo zidentyfikujesz jego potrzeby, to uzyskanie zgody nie powinno być trudne.

• Po drugie, zgoda musi być dobrowolna, świadoma i jednoznaczna. Nie baw się w triki, za wszelką cenę unikaj wprowadzania w błąd. Pisz jasno, czego dotyczy zgoda. Jeśli pytasz o zgodę na przesłanie jednorazowej oferty, to nie dodawaj później tej osoby do swojej listy mailingowej lub listy subskrybentów newslettera. Pamiętaj też, że powinnaś udokumentować, że zgodę pozyskałaś i zrobiłaś to prawidłowo. W razie kontroli będziesz musiała przedstawić na to dowód.
• Po trzecie, jedna zgoda, dotyczy jednego kanału komunikacji. Jeśli pytasz o zgodę na przedstawienie oferty mailem, to nie wydzwaniaj później do tej osoby, jeśli na taki sposób komunikacji marketingowej nie wyrażała zgody. Dzieje się to nagminnie w świecie online. Obok adresu email, podajesz swój numer telefonu przy zapisie na webinar, bo organizator zapewnia, że użyje go do przypomnienia Ci o terminie webinaru. A potem dostajesz smsy z ofertami na inne produkty cyfrowe i kursy online. Jeśli chcesz wykorzystywać różne kanały komunikacji na prezentowanie swojej oferty, pozyskaj zgody na każdy z nich.
• I po czwarte, od firmy też potrzebujesz uzyskać zgodę. Wyżej opisane wymogi dotyczą nie tylko konsumentów, ale także przedsiębiorców. Panuje przekonanie, że jak do firmy, to można słać i spamować. Otóż nie. Nie było tak przed zmianami i nie jest tak po zamianach. Tyle, że teraz to bardziej wybrzmiało w nowych przepisach. Osoby, prowadzące działalność gospodarczą także trzeba poprosić o zgodę na marketing elektroniczny.

A teraz jeszcze to samo, tylko językiem ustawy:

Art.  398.  Prawa komunikacji elektronicznej
[Używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów przesyłania informacji handlowej]
1. Zakazane jest używanie:
1) automatycznych systemów wywołujących,
2) telekomunikacyjnych urządzeń końcowych, w szczególności w ramach korzystania z usług komunikacji interpersonalnej
– do celów przesyłania informacji handlowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344 oraz z 2024 r. poz. 1222), w tym marketingu bezpośredniego, do abonenta lub użytkownika końcowego, chyba że uprzednio wyraził on na to zgodę.
2. Zgoda, o której mowa w ust. 1, może być wyrażona przez udostępnienie przez abonenta lub użytkownika końcowego identyfikującego go adresu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, w celu przesyłania informacji handlowej na podany przez abonenta lub użytkownika końcowego adres elektroniczny.

Co ze zgodami, które pozyskałaś do tej pory?

Jeśli pytając o zgodę na marketing bezpośredni drogą elektroniczną (np. zbierając zapisy na Newsletter lub na listę osób zainteresowanych nowym produktem cyfrowym lub kursem) zadbałaś o to, by zgoda była udzielona dobrowolnie, a użytkownik wiedział, na co się zgadza, a do tego spełniłaś wobec tych osób obowiązek informacyjny,  to możesz nadal wysyłać wiadomości marketingowe do osób z takiej listy. Jeśli masz wątpliwości, zawsze taką listę możesz spróbować „naprawić”. Po prostu zapytaj o zgodę raz jeszcze, ale już w odpowiedni sposób.

Co grozi za naruszenia obowiązków uzyskania zgody?

Za wysyłanie wiadomości z ofertami handlowymi bez zgody odbiorcy grożą wysokie kary pieniężne. Zgodnie z nowymi przepisami, Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej (UKE) może nałożyć karę sięgającą nawet 3% przychodu firmy z poprzedniego roku lub maksymalnie 1 000 000 zł. Na wysokość kary będzie miał wpływ charakter i zakres naruszenia. Największe kary będą zapadać najpewniej za duże kampanie, które nie spełnią warunków pozyskania zgód. Małe firmy, takie jak solobiznesy, też nie powinny ignorować ryzyka postępowania przez Prezesem UKE. Po co Ci dodatkowa papierkowa robota i ogromny stres?

Podsumowując…

Od 10 listopada 2024 roku, aby legalnie wysyłać elektronicznie oferty handlowe, konieczne jest uzyskanie wyraźnej, dobrowolnej i jednoznacznej zgody odbiorcy. Zgoda ta musi dotyczyć konkretnego kanału komunikacji (np. email) i być odpowiednio udokumentowana. Cold mailing, czyli wysyłanie ofert do osób, które nie wyraziły wcześniej zgody, jest od teraz zabroniony. Nawet w przypadku firm, należy uzyskać zgodę na przesyłanie materiałów marketingowych.

Nowe przepisy mają na celu ochronę konsumentów oraz przedsiębiorców przed niechcianymi wiadomościami marketingowymi i wprowadzają większą przejrzystość w zakresie prowadzenia działań marketingowych. Przedsiębiorcy, którzy chcą prowadzić swój marketing bezpośredni legalnie, muszą dostosować swoje praktyki do nowych regulacji, aby uniknąć poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Jeśli nie wiesz, czy zgody w Twojej bazie wysyłkowej lub newsletterowej były pozyskiwane właściwie albo masz wątpliwości, czy teraz to robisz właściwie, umów się na KONSULTACJE, podczas których rozwiejesz wątpliwości i zaczniesz prawidłowo zbierać zgody marketingowe.