Forma działalności nierejestrowej cieszy się dużym zainteresowaniem. Nic w tym dziwnego, biorąc pod uwagę, że to pierwsza taka możliwość, która stwarza przedsiębiorcy korzystne warunki do przetestowania pomysłu na biznes.
To bardzo dogodna forma szczególnie dla tych wszystkich osób, które marzą, by swoje dotychczasowe hobby przekuć w biznes.
Wiadomo, że koszty to nieunikniony element każdego biznesu, ale przy raczkujących biznesach ich obniżenie jest niezwykle ważne. Największym obciążeniem okazywały się koszty składek ZUS. To one często okazywały się przysłowiowym gwoździem do trumny w przypadku nawet dobrze rokujących pomysłów. Działalność, pomimo swoich ograniczeń (zamieszanie z umowami zlecenia, czy limit przychodów) daje szansę wielu, szczególnie małym, biznesom. Tym bardziej, że nie tylko koszty takiej działalności zostały obniżone, ale także formalności związane z jej prowadzeniem zminimalizowane. Co nie oznacza, że ich zupełnie nie ma. Dziś Ci opowiem, jak to wygląda od kuchni i jakie obowiązki należy spełnić?
Będziesz sprzedawać, a to oznacza faktury
A dokładniej może oznaczać faktury i rachunki, bo – trzeba zaznaczyć – to nie jest automatyczny obowiązek. Ale po kolei. W większości przypadków przedsiębiorcy prowadzący działalność nierejestrowaną będą zwolnieni z VAT (choć nie wszyscy, o czym postaram się napisać w kolejnych artykułach). To oznacza, że w przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia faktury i mówi o tym art. 106b pkt. 2 ustawy z 11 marca 2004 roku i podatku od towarów i usług. To jest ogólna zasada, jednak ten sam artykuł w kolejnym punkcie mówi:
Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę (…)
Inaczej mówiąc, jeśli nasz klient dokona zakupu naszego produktu lub usługi i poprosi o fakturę, to taki obowiązek trzeba spełnić. I uwaga, klient ma na zgłoszenie takiego żądania 3 miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym towar dostarczyliśmy lub wykonaliśmy usługę albo otrzymaliśmy całość lub część zapłaty. Termin wystawienia faktury zależy właśnie od tego, kiedy klient o nią poprosił. Fakturę należy wystawić:
- do 15.tego następnego miesiąca – jeśli klient zgłosił chęć otrzymania faktury w tym samym miesiącu, w którym dostarczono produkt lub wykonano usługę
- w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia – klient zgłosił chęć otrzymania faktury po miesiącu, w którym dostarczono produkt lub wykonano usługę
Fakturę lub rachunek możemy wystawić także wtedy, gdy nasz klient o nią nie poprosi. Sami możemy tak zdecydować np., że wystawiamy faktury do każdej sprzedaży. O tym, czy ma to być faktura czy rachunek decydujesz sama. Pamiętaj jednak, że w sytuacji, gdy wystawisz rachunek, a klient poprosi o fakturę, to taką fakturę do wcześniej wystawionego rachunku trzeba będzie wystawić.
Faktura czy rachunek
Jak już wiesz, w przypadku sprzedaży bez VAT, to TY decydujesz, czy wystawić fakturę czy rachunek. Chyba że klient wyraźnie poprosi o fakturę, wtedy masz obowiązek ją wystawić. Natomiast w przypadku sprzedaży z VAT – ani TY, ani Twój klient nie macie wyboru, bo zdecydował ustawodawca, który w takiej sytuacji nakłada obowiązek wystawienia faktury VAT za każdym razem i niezależnie od tego, czy ktoś o nią poprosił. No dobra, ale na czym polega różnica pomiędzy tymi dokumentami.
Zobacz w dalszej części artykułu:
W przypadku faktury (bez VAT) i rachunku nie ma żadnej różnicy między dokumentami. To po co, w ogóle, ten rachunek, czy jest potrzebny? Rachunek to dokument, który od 2014 roku (po nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, nazywanej ustawą o VAT) stracił na swoim znaczeniu. Przed wspomnianą nowelizacją podatnik zwolniony z VATu nie mógł wystawiać faktur, wystawiał więc rachunki. Po nowelizacji to się zmieniło i taki przedsiębiorca może wystawiać faktury (faktury bez VAT). A co z rachunkiem? Ten idzie w zapomnienie, czyli do lamusa. Dlatego w dalszej części mowa będzie już tylko o fakturze. A to, co będziesz (jako tzw. nieVATowiec) wystawiać (fakturę bez VAT czy rachunek) zależy w zasadzie od Ciebie.
Jak powinna wyglądać faktura
To, czy to dany dokument jest fakturą, decyduje nie jego nazwa a zawartość. Nawet nagłówek “faktura” nie jest konieczny. Niezbędne elementy, jakie powinny się znaleźć na fakturze bez VAT oraz te konieczne na fakturze VAT zostały wymienione w tabeli poniżej. Znajdziesz tam też informacje dotyczące rachunku. Zwróć uwagę, że treścią nie różni się on niczym od faktury bez VAT.
| kolejny numer faktury/rachunku | |||
| dane sprzedawcy i nabywcy | |||
| data wystawienia | |||
| data sprzedaży | |||
| termin płatności i forma zapłaty | |||
| nazwa towaru lub usługi | |||
| jednostka miary i ilość towaru lub zakres usług | |||
| cena jednostkowa | |||
| kwoty wszelkich rabatów obniżek cen lub opustów | |||
| wartość netto | |||
| stawka i wartość podatku VAT | |||
| kwota podatku | |||
| należności ogółem (faktura lub rachunek) |
Co mam wpisać w polu „sprzedawca” – NIP czy PESEL?
Ani jedno ani drugie. W działalności nierejestrowej nie musisz mieć NIPu (jeśli nie jesteś tzw. VATowcem). Nie masz też obowiązku posługiwać się na fakturach swoim numerem PESEL. Mamy jednak obowiązek podać swoje dane, jako sprzedawca, które umożliwią naszą identyfikację. W tym celu wystarczy podać imię i nazwisko. Zwyczajowo podaje się także adres zamieszkania. W przypadku umów, które mogą być zawierane na piśmie przy okazji takiej sprzedaży (np. umowa na przygotowanie scenariusza warsztatów lub umowa na wykonanie konkretnego produktu na zamówienie) nasz kontrahent może żądać podania naszego nr PESEL (i najczęściej to robi, bo w przypadku problemów z zamówieniem to mu nieco ułatwi dochodzenie ewentualnych roszczeń).
A jaką formę powinna mieć faktura?
To, jak ma wyglądać taka faktura decyduje przedsiębiorca. Fakturę możesz wstawić w dowolnym programie. Poza elementami wymaganymi przez ustawę o VAT (patrz tabela) możesz umieścić na niej elementy dodatkowe, jak np. swoje logo, adres strony internetowej czy numery telefonów oraz adresy email do kontaktu. Możesz zamieścić (np. gdzieś u dołu) swój claim, czy hasło reklamowe. Może się tam znaleźć również informacja o specjalnej gwarancji. Nie naćkaj jednak zbyt dużo informacji i pamiętaj o elementach obowiązkowych. Zwyczajowo faktura jest jednostronicowa (chyba, że to faktura na wiele produktów, wówczas zdarzają się faktury wielostronicowe). Fakturę można wystawić w dowolnym programie. To może być zwykły excel czy word. Szablon faktury (bez VAT) w formacie Excela możesz pobrać poniżej bez ponoszenia żadnych kosztów. Daję Ci go, bo czytasz moje artykuły, a ja to cenię 🙂
To może być także dokument wygenerowany z dowolnego programu księgowego. Ja korzystam z ifirma.pl. To może być także fakturownia.pl, wfirma.pl i wiele innych. Możliwości jest wiele, a większość takich serwisów program do wystawiania faktur oferuje bezpłatnie.
Faktura elektroniczna czy papierowa
Faktury papierowe są wypierane przez faktury elektroniczne. I słusznie. Takie rozwiązanie to wiele plusów: niższe koszty, możliwość szybszego dostarczenia jej klientowi, mniejsze zużycie papieru. A co na to ustawodawca? Oczywiście dopuszcza takie rozwiązanie.
art 2 ustawy o VAT:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:
31) fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
32) fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;
Pamiętaj, że jeśli decydujesz się na faktury elektroniczne, to powinny być one wystawiane i dostarczane w formacie elektronicznym (art 2, pkt 32). Dodatkowo na fakturę elektroniczną klient powinien wyrazić zgodę. Mówi o tym art 106n. ustawy o VAT:
Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
Akceptacja ta może być wyrażona dowolnie. Tutaj ustawodawca nie przewidział obowiązkowej formy. To może być potwierdzenie telefoniczne lub emailowe. Ach i jeszcze tylko… pamiętaj, by format, w jakim wysyłasz fakturę dla klienta, był formatem, który Twój klient bez problemu otworzy. Powszechną praktyką jest zapisywanie faktury w formacie pdf.
No dobra, to jeszcze podsumowanie. Prowadząc działalność nierejestrową (gdy nie jesteś tzw. VATowcem), nie masz obowiązku wystawiania faktury czy rachunku. No chyba, że ktoś Cię o taki dokument poprosi (bo chce sobie np. wrzucić ten zakup od Ciebie w koszty swojej działalności). Wtedy, jak już wiesz, taki dokument masz obowiązek wystawić. Ale nawet, gdy nikt Cię nie poprosi o fakturę czy rachunek, to taką sprzedaż powinnaś udokumentować u siebie. Jak? Ano prowadząc ewidencję sprzedaży. O tej ewidencji przeczytasz w artykule: Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowej. Miłej lektury.
